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    5. 中國國際貿易促進委員會

      四招制定危機管理方案

      新冠肺炎疫情爆發后,我國企業處于復雜多變的環境中,面臨各種難以預料的危機。在日前舉辦的企業在疫情中確保業務持續性的簡要法律講座上,北京德和衡律師事務所律師陳國彧表示,企業在抗擊疫情的過程中,應逐步建立及完善企業的危機管理文化,切實計劃并落實業務存續方案,以盡全力降低疫情危機對公司運營的干擾并確保業務在疫情延續時能持續運營。

      陳國彧指出,企業可從以下四個方面制定并落實業務持續方案:首先是做好提升領導力和工作流程調整的工作。危機管理中最重要的是領導力,企業必須在組織架構上讓具有領導力的管理人員領導危機應急小組并形成相應的應急流程和機制。在處理過程中,應急工作小組還需要及時做好匯報和通知員工、對外媒體發聲等危機管理工作。加強企業凝聚力,統一思想、共渡難關,通過員工疏導以及企業凝聚力文化宣傳,增強員工信心。同時,調整并釆取靈活的工作流程,例如居家辦公、關懷有家人在疫區的員工,重新審核請假、海外出差、工作場所安全、撤退危險區域的制度方案和流程,對醫療保險政策調整,制定切實可行的出差和員工健康保障方案,確定高風險地區并停止不必要的差旅,對于已在疫情高發區的員工宣傳和貫徹健康保障方案。

      其次是供應商和客戶管理方面。企業應組織各部門、業務線及時梳理供應商、經銷商、合作伙伴之間的合同關系。企業可通過微信公眾號、微博、郵件等方式通知所有客戶本企業對于應對疫情的主要舉措,以及企業在疫情爆發期內運營情況及承諾的復工時間。無法按約履行合同義務時,應當及時向客戶說明理由,并積極提出替代性方案,簽訂補充協議等。對于境外客戶還可以提供不同語言版本的政府公告等正式文件以及官方的新聞報道,以便對方理解、信任,維護企業信譽。未達成補充協議的,企業需按原合同繼續履行,確實無法履行,導致企業違約的,違約方可以保留司法救濟權利。待企業復工后,通過訴訟或仲裁途徑方式解決,最終以裁決及判決結果為準。

      再次是業務流程和商業功能方面。企業要辨識重要的職能部門和核心員工,形成A、B兩組員工并執行場所和工作時間的區分部署,交叉培訓員工并建立輪換機制。原則上,企業需要定期進行危機演練,以避免在公共衛生危機事件爆發時手足無措。但實踐中僅有非常少的中國企業這么做。企業可利用此次疫情進行危機演練,確保員工健康監測流程能識別和管理健康不適的員工,確保后勤部門有足夠的個人防疫物資和設備,確保定期對工作場所進行消毒,教育員工保持健康的衛生習慣避免感染。

      最后是企業對內溝通以及對外發聲。對內溝通方面可任命溝通專員負責各個業務板塊的溝通計劃執行,確保商業需求和業務流程方案的執行,確保員工清楚了解自己在疫情爆發期間的工作職責,必要減薪裁員時,要做好溝通預案。

      對外發聲首要是確定與企業商業利益密切相關的利害關系方,分別制定供應商、服務商、客戶溝通方案。中小企業由于人員少、靈活性強,可以通過口頭表達、微信、微博等形式對外公布企業運行狀況、危機管控策略等。大型企業由于員工人數多、社會影響力大、國際化程度高等原因,在面對危機時,需要管理和審核員工對外發布的每一種聲音。

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